Учет расходов и доходов компании — гарантия успешного развития бизнеса. Невозможно расти и покорять новые горизонты, не понимая, куда уходят деньги.
Зарплата — крупнейшая статья расходов в компании. Чтобы дать правильную оценку результатов бизнеса, анализируют число сотрудников, выполнение плана продаж, среднюю заработную плату, ее соответствие рыночной в нише, рост.
В статье расскажем, что такое зарплатный фонд в компании, чем он отличается от ФОТ и как его анализировать.
Основные задачи и цели анализа заработной платы на предприятии
Актуальность анализа зарплаты объясняется необходимостью оценить эффективность системы оплаты. Специалисты отдела кадров делают исследование и в отношении фонда оплаты труда, то есть всех средств, которые направлены на выплату отпускных, надбавок, компенсаций во время работы.
Вот несколько важных целей, которые преследует анализ:
- поиск и устранение проблем в системе оплаты труда;
- оценка эффективности использования ресурсов на оплату труда;
- оценка соответствия уровня оплаты труда российскому законодательству.
Анализ заработной платы труда позволяет восстановить или установить справедливость, ведь у людей на одинаковых должностях должна быть одинаковая оплата труда.
Кроме этого так часто удается понять, уровень мотивации в компании. Для ее развития переменная часть оплаты труда должна стимулировать людей улучшать производительность и качество выполненной работы.
Виды и методы анализа заработной платы
Некоторые методы анализа:
- Различий в зарплате между сотрудниками с одинаковой квалификацией и должностями.
- Сравнение уровня ЗП с конкурентами и рынком на основании статистики, анкетирования сотрудников, отчетов в отрасли.
- Соответствия переменной части оплаты труда, которая стимулирует сотрудников работать лучше.
- Оценка соответствия российскому законодательству.
- Прогнозирование и оптимизация.
Чтобы проанализировать важные расходы, специалистам необходимо изучить регламенты, установить тождество данных в документации и проанализировать соответствие информации требованиям закона в области труда.
Наличие внутренних регламентов
Далеко не в каждой компании есть рабочие регламенты, касающиеся учета ЗП и премирования. По закону они должны быть у всех. Но вопрос в другом.
Без регламентов разобраться в суммах тяжело. Особенно это касается сложных в работе систем премирования.
Тождество данных в документации
В каждом из этих документов должны быть одинаковые данные по ЗП:
- штатном расписании;
- трудовых договорах (контрактах) и дополнительных соглашениях;
- ведомостях.
На практике же цифры в этих документах часто не соответствуют.
Например, при приеме нового человека на работу ему установили оклад в 40 000 рублей по трудовому договору. Через год работодатель увеличил оклад на 10 процентов, дополнительного соглашения об изменении ЗП не было. И штатное расписание никто не поменял, в нем остались старые данные. А еще есть ведомости, в которых эти цифры не соответствуют ни штатному расписанию, ни трудовому договору.
Отсутствие порядка в документах приводит к сложностям планирования.
Фонд заработной платы и фонд оплаты труда: что такое и чем отличаются эти понятия
ФЗП — расходы работодателя на выплату зарплаты. Это те деньги, которые каждый месяц выплачиваются работникам за выполнение ими трудовых обязанностей.
Это:
- начисленная зарплата (гросс);
- премии;
- компенсации.
ФЗП — это всего лишь часть фонда оплаты труда. И социальные выплаты сюда не входят.
Планируя расходы, компания не ограничивается ФЗП. Это объясняется тем, что работникам нужно платить не только за исполнение трудовых обязанностей. Сотрудники в зависимости от условий договора получают еще и:
- отпускные;
- компенсацию проезда, проживания и питания;
- деньги за первые 3 дня больничного;
- 13 зарплату.
Все эти расходы и формируют фонд оплаты труда.
Для сравнения рассмотрим 2 формулы, по которым рассчитываются расходы.
ФЗП = ЗП + Премии + Доплаты за трудовую деятельность (например, когда сотрудник вышел на работу в выходной и получил зарплату в двойном размере)
ФОТ = ЗП + Социальные выплаты и компенсации + Поощрительные доплаты + Иные выплаты, не связанные с трудовой деятельностью работников
Пошаговый анализ фонда заработной платы
Для составления возможных прогнозов и оптимизации расходов внутри компании важно понимать:
- выполняются ли работниками во время труда плановые показатели;
- есть ли экономия или перерасход ЗП и какие причины послужили этому;
- какой процент расходов на ЗП в общем объеме производственных расходов;
- растет ли уровень ЗП и как этот рост соотносится с выручкой в процессе труда;
- какова средняя заработная плата;
- каково соотношение скорости роста производительности и уровня ЗП.
Анализ ФЗП в разрезе подразделений, должностей
Если проанализировать среднюю ЗП, то можно понять, насколько она соответствует рынку. Сделать это можно если учесть данные в разрезе подразделений, должностей.
Но этот метод может быть не показательным в том случае, когда между платой за труд простых работников и руководителей есть большая разница.
Например, начальник отдела получает 200 000 рублей. Работа менеджера оценивается в 30 000 рублей. В штате компании работает 25 человек. Если рассчитать средний заработок по предприятию, то он будет высок.
(24 чел. × 30 000 руб. + 200 000 руб.) / 25 чел. = 36 800 руб.
При повышении оклада начальника отдела на 10 %, вырастет средняя зарплата в компании.
Если не делать глубокий анализ заработных плат, то можно заблуждаться относительно того, что средний ее уровень достаточно высок. Но на практике это не так.
Для получения достоверной информации разумнее отдельно проводить анализ ЗП линейного персонала и руководителей.
Анализ средних показателей ФЗП
Этот показатель можно рассчитать в разрезе года, месяца, дня или даже часа. Рассмотрим пример расчета ЗП в среднем в час. Для этого возьмем месячный ФЗП и количество отработанных всеми работниками часов.
Чтобы сделать анализ фонда заработной платы труда, необходимо разделить месячный фонд ЗП на сумму часов, а именно:
530 000 руб. / 3940 ч = 134.51 рублей
Анализируя этот показатель, понимают, какова динамика оплаты труда в разрезе подразделений и структур предприятия.
Использование анализа для оптимизации расходов на оплату труда
Оптимизация расходов невозможна, если не понимать, сколько денег уходит на оплату труда, насколько ее уровень соответствует рынку, должности и квалификации.
Проводя анализ ФЗП и ФОТ, специалисты понимают, почему вырос штат и затраты на его содержание. На эти вопросы можно получить ответы в ходе выполненной работы:
- какие звенья в структуре персонала работают малоэффективно;
- какова численность административно-управленческого аппарата;
- каково качество организации труда;
- каков объем сверхурочных работ и выплаты по ним.
Видя эти цифры, компания может найти дополнительные резервы и пути, которые помогут сэкономить деньги и направить их на развитие бизнеса.
По результатам анализа могут быть приняты решения по оптимизации:
- Сократить штат;
- Изменить организационные условия труда;
- Пересмотреть обоснованность стимулирующих и компенсационных выплат.
Частые ошибки, рекомендации
В результате анализа показателей труда могут выясниться грубые ошибки. Все это приводит к нерациональному расходованию средств, проблемам с отчетностью и налоговой службой, низкой мотивации.
Собрали в таблице самые частые из них с рекомендациями по предупреждению и устранению.
Случай из практики
Непрозрачная политика оплаты труда часто приводит к указанным выше ошибкам. Например, в одной крупной строительной анализировался фонд оплаты труда. Специалисты нашей компании сравнили фактические зарплаты в компании с зарплатами на рынке труда и фактический годовой доход с данными на рынке труда.
Для справки
Р50 – медианная зарплата на рынке
БЮ Строительства – бизнес-юнит компании
В результате анализа мы обнаружили непрозрачную политику системы оплаты труда, которая выражается в следующем:
- При уровне Р50 ФОТ выравнивание зарплат до рыночного уровня потребовало больших затрат
- В сильном различии соответствия уровня заработной платы по сравнению с рынком Р50 в офисных подразделениях и в БЮ Строительства сильно различается средняя ЗП и медиана рынка.
Из положительных моментов в результате анализа — это хорошая корреляция между числом сотрудников и распределением ФОТ приоритетным функциям.
Проведенная работа позволяет сделать выводы и дать рекомендации:
- Постепенно поднимать уровень оплаты труда, начиная с ключевых функций, особенно для сегмента Р10
2. Пересмотреть политику повышения ЗП для “перегретых” позиций
3. На основе проведенной работы и во избежание вышеуказанных ошибок, необходимо внедрить систему грейдов и вилок окладов,
однако, чтобы ее сделать нужно внимательно проанализировать несколько грейдов (например 9 грейд персональные водители).
При анализе заработной платы часто допускаются типовые ошибки, которые могут привести к некорректным выводам и проблемам в управлении персоналом. Прозрачная политика оплаты труда поможет повысить точность и объективность оценки заработных плат.
Зная все цифры, специалисты могут управлять ресурсом компании на благо ее роста и развития. А значит – прогнозировать будущие расходы, принимать верные решения о найме или сокращении людей, оптимизировать налоги, увеличивать лояльность персонала. А это гарантия успешного развития компании и процветания бизнеса.
